Cómo organizar tu emprendimiento

Empezar en un proyecto de emprendimiento es más o menos sencillo. Si tienes la suerte de obtener algún beneficio del gobierno económicamente no tienes por qué tener muchas preocupaciones. Has tenido una idea y llevarla a cabo te lleva unas horas que saturan más o menos tu tiempo disponible. El problema viene cuando el negocio empieza a crecer y te das cuenta de todo lo que tienes que hacer para emprender.

Si encima nunca has oído hablar de procesos debes de saber que sí que tienes un paso a paso de tu trabajo, el problema es que no le has prestado atención. Cuando se tienen pocos clientes es más o menos sencillo atenderlos y realizamos nuestro trabajo de cualquier manera con tal de llevarlo a cabo. Una vez ese número de clientes crece esos métodos que hemos creado pueden suponer un auténtico atasco.

Tiempo necesario para emprender

Lo primero es ser consciente del tiempo que te lleva emprender. Para ello haz una lista todas las tareas que tienes que llevar a cabo en tu día a día. No sólo aquellas que directamente se corresponden a tu trabajo o al trato con el cliente. Te pongo unos ejemplos para que no se te olvide ninguna:

Tareas propias del negocio: son las necesarias para desarrollar y vender tu producto o servicio. Por ejemplo: una fotógrafa debe de fijar una fecha para sus sesiones, preparar su equipo, echar las fotos, enseñarlas a sus clientes, editarlas, entregarlas…
Administrativas: realizar las facturas, hacer la previsión de gastos, subir las facturas a la plataforma, revisar el plan financiero, controlar la cuenta del banco, presentar los impuestos…
Atención al cliente: atender las llamadas o mensajes, leer el e-mail, realizar presupuestos, comprobar contestaciones pendientes de presupuestos enviados, enviar encuestas de satisfacción…
Redes Sociales: crear un calendario editorial, hacer el diseño de los posts, crear guión para videos, grabar vídeos, echar fotos, programar la publicación, hablar por stories, responder a comentarios, interactuar con seguidores…
Marketing: planificar un lanzamiento, crear entrada para el blog, programar anuncios, promocionar tus servicios, preparar estrategia de Navidad…
Tiempo libre y familia: llevar a los hijos al colegio y a las clases extraescolares, ir al gimnasio, pasar la tarde con tus hijos, meditar, pasear, quedar con amigos…

Si ya te ha entrado el agobio es normal. Hay infinidad de cosas por hacer y seguro que me he quedado corto. Por eso es importante que detalles todas las tareas que componen tu negocio así te harás una idea de lo que tienes que gestionar realmente.

Asigna duración a las tareas

Una vez tengas tu lista echa debes estimar cuánto tiempo aproximado te lleva hacer cada una de ellas. Tal y como dijo Cyril Northcote Parkinson en su Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Por ello debemos acotar la duración de cada tarea y revisar de manera frecuente si lo que hemos pensado se ajusta a la realidad.

No te preocupes si no sabes cuánto tardas en hacer cada tarea o si los tiempos son desorbitados. Lo importante es centrarte en optimizar esa duración y mejorar tus métodos de trabajo para tardar menos.

De igual manera asigna una frecuencia a la tarea bien sea diaria, semanal, quincenal, mensual…

aSIGNA BLOQUES DE TIEMPO EN TU CALENDARIO

Antes de preocuparte por qué métodos vas a usar para ser más productivo (Pomodoro, SCRUM, Agile…), te recomiendo que empieces por lo más sencillo, que es coger un lápiz y papel o un calendario electrónico como Google Calendar y crear tu horario de trabajo.

Como cuando ibas al colegio y tenías a las 9 mates y a las 10 lengua. Reparte todos tus bloques de trabajo en tu calendario según el tiempo estimado. Puedes empezar guardando aquellos huecos designados para el descanso, comer, deporte, actividades…

Ten en cuenta que no todas las semanas tienen por qué ser iguales, puedes asignar el mismo hueco a dos tareas quincenales que se hagan de manera alterna. Si tus semanas dentro del mes son muy diferentes también puedes crear un calendario para cada una de esas semanas.

Una vez repartidas todas tus tareas empezarás a ser más consciente de si puedes abarcarlo todo o no.

Huecos libres

La semana no tiene por qué salir como la planificamos por lo que en la medida de lo posible hay que dejar huecos libres para imprevistos o para trasladar tareas que no se hayan podido hacer o terminar cuando estaba previsto.

Prioridades

Cada tarea tiene una prioridad que nos va a servir para colocarla en la hora idónea o para mover los bloques si sucede algún imprevisto. Con un código de colores simple (rojo, amarillo y verde) podemos decidir si cada acción es:

Importante (rojo): es una tarea que sí o sí se debe quedar hecha en la fecha asignada.
Normal (amarilla): aquella que supone una rutina de más o menos importancia.
Prescindible (verde): tareas que no ocurre gran cosa si no se hacen, siempre y cuando se hagan de manera recurrente el resto de días o no importa cambiarla de día.

Movimientos de tareas

Bien porque no hayamos medido bien el tiempo o porque haya surgido algún imprevisto habrá que mover las tareas del horario asignado. En este caso es donde entran las prioridades.

Cuando una tarea se queda sin hacer lo primero será ver si en el mismo día tenemos un hueco disponible para hacerla y trasladarla. Si no lo hay, valoraremos si merece la pena intercambiarla por otra. En este punto una tarea verde se podría quedar sin hacer, una amarilla podría sustituir a una verde y una roja podría sustituir a una amarilla o verde. Así de simple.

Ejemplo de prioridades

Para entender un poco más los tipos de tareas que pueden ir en cada color te pongo un ejemplo:

Verde: interacción en redes sociales.
Amarillo: Contestación de e-mails.
Rojo: videollamada con cliente.

Puedes añadir más colores en caso de querer asignar aún más niveles de prioridad

Procesos

Para organizar tu emprendimiento también es muy importante tener una lista con los procesos que componen tu negocio. Los procesos son las acciones que llevas a cabo en cada una de las tareas. Sería como la receta de un plato de cocina, el paso a paso detallado para realizar cada acción.

En este punto debes de coger cada una de las tareas que hayas apuntado al inicio y desgranar en detalle qué haces en cada una de ellas, qué recursos usas, dónde se almacenan esos recursos… Esto es muy útil para tenerlo todo a la mano o si en algún momento debes de enseñar a alguien o vas a delegar parte de tu trabajo.

optimización y automatización de procesos

Cuando tengas todos tus procesos desgranados puedes fijarte en cuáles de los pasos sobran, pueden automatizarse o pueden hacerse de una manera más eficiente.

Un ejemplo sencillo es el de la reserva de sesiones de videollamada. Muchos profesionales, a la hora de ofrecer una sesión a sus clientes intentan cuadrar, calendario en mano, en qué hueco hacer la reunión. Esto se puede resolver fácilmente con una herramienta como calendly o tidycal, con las que el cliente puede reservar el horario que mejor le venga entre tus huecos disponibles sin que tengas que perder el tiempo.

O incluso automatizar la creación y el envío de una factura cuando te realicen una compra. Hay infinidad de herramientas que pueden automatizar muchas funciones de un negocio. Muchas ellas son de pago, pero piensa en la cantidad de horas que vas a ahorrar usándolas.

Detecta cuáles son tus cuellos de botella, aquellas tareas que te quitan el tiempo disponible y busca soluciones.

Toma de decisiones

Al realizar todo este proceso serás consciente de si realmente eres capaz de gestionar al completo tu negocio. Si no llegas a todo puedes tomar alguna de estas soluciones:

Conseguir más tiempo para el negocio: si estás conciliando, si tienes un trabajo por cuenta ajena, si deberías dedicar más horas. Dentro de que sea viable alguna de estas opciones te darán un soplo de aire y horas disponible que otra persona te eche una mano con la conciliación, dejar tu trabajo o intentar poner más horas en este proyecto.
Externalizar servicios: como ya vimos hay tareas que no tienes por qué hacerlas tú y puedes derivarlos en una tercera persona. Si aún te da miedo contratar a alguien o no se dan las condiciones puedes empezar a contar con otros profesionales que lo hagan por ti.
Quitar tareas del negocio: quizás el problema es que tienes demasiados frentes abiertos y necesitas reducir productos o servicios. Incluso puede ser que estés dedicando tiempo a alguna red social que no te da retorno.
Cambiar el modelo de negocio: podría darse el caso que dedicándote al mismo sector y cliente puedas ofrecer tus servicios de manera distinta. Un taller físico puede reconvertirse en una tienda online de recambios, por ejemplo, reduciendo costes, personal y horas de trabajo debajo de un capó.
Abandonar el proyecto: si llegado el punto no hay manera de abarcar por completo el negocio y no se pueden dar las condiciones para que ocurra puedes abandonar, no serás el primero ni el último. Puede que este no sea el momento y más adelante tengas la oportunidad. Yo mismo he abandonado algunos proyectos y no ha pasado nada: no es un fracaso, tan sólo un aprendizaje. Aconsejo que cuando un negocio no va a ningún sitio y no da beneficios ni alegrías mejor dejarlo, ganarás mucho tiempo para dedicarlo a lo que te apetezca.

Espero que seas capaz de ordenar tu negocio. Si quieres comentarme sobre tu proyecto y el bloqueo que puedas tener, te dejo un enlace a una sesión de valoración gratuita por videollamada conmigo: pincha aquí.